Monelle tiimin esimiehelle ei tule heti ensimmäiseksi mieleen, että strategian johtaminen kuuluu myös omaan toimenkuvaan. Lähiesimies on kuitenkin merkittävän tärkeässä roolissa toteuttamassa strategiaa ja näin ollen ohjaamassa yhteistä laivaa kohti tavoitteita.
Näin alkuvuodesta uusi toimintavuosi on alkumetreillään. Esimiehen työpöydällä on jälleen kasa toiveita, tavoitteita ja suunnitelmia, jotka tulisi viedä maaliin. Onko edessä tuhannen rappusen kapuaminen ennen kuin tavoitteisiin päästään?
Itse olen esimiestehtävissä kokenut uuden vuoden toimintasuunnitelman motivoivana ja innostavana. Olemme uuden äärellä. Mutta tunnistan myös sen, että olen ”Kehittäjä”. Sytyn muutoksista ja uuden kehittämisestä. Tunnistan myös sen, että kaikki eivät ole kehittäjiä. Onneksi. Mitä siitäkin tulisi, jos liiketoimintaa vain suunniteltaisiin ja kehitettäisiin, mutta kukaan ei veisi hommia valmiiksi asti! Tekijöitä tarvitaan. Todella.
Uusi toimintasuunnitelma tuo usein mukanaan monenlaisia kehittämistarpeita. Näet esimiehenä, että uusiin tavoitteisiin ei tulla pääsemään, mikäli toimintaa ei kehitetä. Esimiehen ei tarvitse pystyä tekemään kehittämistä yksin. Kehittämistä kannattaa tehdä yhdessä tiimiläisten kanssa. Tiimin on paljon helpompi sitoutua muutokseen, kun olette yhdessä miettineet ratkaisuvaihtoehtoja ja keinoja tavoitteisiin pääsemiseksi.
Kehitysprojektien toimeenpano ja johtaminen on esimiehen vastuulla. Aina esimiehenkään ei ole helppoa hyväksyä uudistuksia ja niihin liittyviä muutoksia.
Huolehdithan siis, että olet virittänyt itsesi oikealle innostuksen taajuudelle, kun lähdet uusia kehittämistekoja tiimisi kanssa toteuttamaan!
Olen laatinut sinulle viiden kohdan listan, joilla tsemppaat itseäsi muutoksen johtajana ja saat tiimisi innostumaan mukaan kehittämiseen.
1. Ole aktiivinen
Erityisesti esimiesroolissa sinun kannattaa olla aktiivinen ja hankkia tietoa. Tavoitteet kuluvalle toimintakaudelle on asetettu johdon toimesta. Oletko selvillä, mitä ne tarkoittavat sinun tiimillesi?
Osallistu tiedotus- ja infotilaisuuksiin aktiivisesti. Keskustele ja kysy. Kerro johdolle, miten tavoitteet vaikuttavat sinun tiimiisi. Asetetuista tavoitteista kannattaa myös antaa palautetta ja keskustella niiden toteutusmahdollisuuksista. Kun itse ymmärrät strategian ja siitä johdetut tavoitteet, on sinun paljon helpompi viedä tietoa eteenpäin tiimillesi.
2. Hanki itsellesi ymmärrys muutoksesta
Uuden toimintakauden tavoitteet toteutuvat käytännössä moninaisten kehitysprojektien ja –tekojen kautta. Kaikkien kehitysprojektien tulisi toteutuessaan olla linjassa yrityksen strategian kanssa. Näin yleensä onkin ja tämä on esimiehenäkin helppo ymmärtää. Usein haasteellisempaa on hyväksyä muutosprojekteihin liittyvä inhimillinen puoli, esimerkiksi henkilöstöjärjestelyt, roolien muuttumiset tai jopa irtisanomiset.
Sinun tehtäväsi esimiehenä on kuitenkin ihan ensimmäiseksi motivoida itsesi muutokseen. Pistä sivuun mahdollinen ihmisten tuleva mielipaha, keskeneräiset vastaukset ja epävarmuus.
Hanki itsellesi ymmärrys, miksi on organisaation kannalta tärkeää, jopa elintärkeää lähteä kehittämään toimintaa valittuun suuntaan.
Kannustan myös katsomaan avautuvaa muutostilannetta ihan itsekkäistä lähtökohdista. Mitä mahdollisuuksia muutos tuo minulle? Ehkä uusia mielenkiintoisia vastuita itselle tai yhdessä tiimin kanssa. Lähdetkö vetäjäksi muutosprojektiin, jolloin saat toteuttaa kehittäjä-puolta itsestäsi. Saat ehkä johtaa muutoksessa tiimin lisäksi matriisiorganisaatiossa tai verkostossa, jolloin johtamisosaamisesi kasvaa. Mitä uutta osaamista hankit itsellesi muutoksen aikana tai sen takia? Mitä uutta saat esimiestyösi työkalupakkiin henkilökohtaiseksi pääomaksi?
Mieti, mitkä asiat sinua motivoivat muutoksessa ja uuden haltuun ottamisessa. Ne ovat varmasti ainakin osittain asioita, joilla voit innostaa myös tiimiäsi muutokseen.
3. Ymmärrä muutosprosessin vaiheet ja johda niitä
Tärkeänä osana esimiestyötä on muutosprosessin vaiheiden ymmärtäminen. Uutena esimiehenä sitä havahtuu välillä ihmettelemään, miten ihmiset reagoivat niin eri tavoin uusiin asioihin. Miksi he niin tekevät? Tärkeä työkalu esimiesosaamisen työkalupakissa on muutosprosessin ymmärtäminen. Kukin yksilö käy läpi muutosprosessin omalla tavallaan ja omaan tahtiinsa.
Yleisesti yksilön muutosprosessissa on tunnistettavissa seuraavat vaiheet:
kieltäminen, vastustaminen, kokeilu ja sitoutuminen.
Asioiden kieltäminen on yleensä todellinen lukkotila. Henkilön valtaa epäusko ja hämmästys, kun esimies kertoo tulevasta muutoksesta. Jopa tietynlainen apatia voi vallata mielen ja henkilö ei saa oikein mitään aikaiseksi.
Joillakin tiimiläisillä reaktio tulevaan muutokseen voi olla suoranainen asioiden vastustaminen. Äkäiset lausahdukset, jopa vihanpurkaukset voivat tulla esille esimiestä kohtaan.
Ammattimainen esimies ymmärtää muutoksen prosessina, johon erilaiset reaktiot kuuluvat. Klikkaa ja Twiittaa
Tärkeintä on näiden reaktioiden takaa kohdata ihminen. Uskaltaa pysähtyä, kuunnella ja keskustella. Välillä ihminen ei tarvitsekaan muuta kuin tulla kuulluksi. Esimiehen tehtävä on kuitenkin johtaa muutosprosessia. Kutakin yksilöä eteenpäin auttamalla edistät myös muutosprosessin kulkua. On ihan hyvä antaa tiimiläiselle aikaa sulatella kuultua ja jonkin ajan päästä uudelleen keskustella tilanteesta.
Itse näen, että on ihan sallittua velloa jonkun aikaa surussa ja pettymyksessä ja sinun kannattaa nämä tunteet esimiehenä sallia. Mutta muistathan, että tilanteesta täytyy päästä myös eteenpäin. Nyt voi olla hyvä tilaisuus esimiehenä osoittaa muutoksen hyödyllisyys.
Jotta tiimin olisi helpompaa lähteä mukaan muutokseen, heille täytyy luoda usko onnistumiseen. Ja usko onnistumiseen syntyy siitä, kun asioita saadaan tehtyä valmiiksi. Osita projekti pienempiin osakokonaisuuksiin ja luo näille osakokonaisuuksille välitavoitteita. Pohdi, mitkä ovat pieniä onnistumisia, niin kutsuttuja nopeita voittoja, joita voisit saada aikaiseksi heti muutosprojektin alkumetreillä ja näin todistaa muutoksen hyödyllisyys.
Muutos saa aikaan hämmennystä ja jännitystäkin. Osa tiimiläisistä on vielä vahvassa vastustamisen vaiheessa, kun osa on jo pullollaan ideoita siitä, miten kehittämisessä voitaisiin edetä. Laita nämä kaksi vastakkaista näkemystä keskustelemaan keskenään.
Kun muutoksen vastustaja ja muutoksen edistäjä keskustelevat, voi syntyä todella nerokkaita ratkaisuja. Klikkaa ja Twiittaa
Sinun tavoitteesi esimiehenä on saada ihmiset sitoutumaan projektiin ja ennen kaikkea muutokseen. Saada koko tiimi katsomaan samaan suuntaan. Tässä onnistumiseksi joudut käyttämään monia keinoja ja työkaluja. Minusta tärkein taitosi muutoksen johtamisessa on dialogin johtaminen. Tue, valmenna ja anna palautetta. Kiitä onnistumisista ja suuntaa katseet kohti uutta välitavoitetta. Pienistä onnistumisista rakentuu kokonainen kehittämistyö.
Muutoksen onnistuminen riippuu ennen kaikkea siitä, miten saat ihmiset mukaan muutokseen. Klikkaa ja Twiittaa
4. Johda esimerkilläsi
Erityisesti muutostilanteissa ihmiset tarkkailevat sinua. Ihmiset etsivät sinulta tukea, mutta samalla saattavat tarkkailla reaktioitasi eri tilanteissa. Sinun on tärkeää esimiehenä havaita, että toimit esimerkkinä tiimillesi. Muutos ei aina ole helppoa esimiehellekään ja tietyistä asioista viestiminen tuntuu vaikealta. Yllä kuvaamani muutosprosessin vaiheet kuvaavat jokaista työyhteisön jäsentä, niin siis esimiestäkin.
Pohdi muutostilanteessa, miten sinä käyt läpi muutosprosessin eri vaiheet. Sinulla on esimiehenä ihan yhtäläinen oikeus tunteisiin. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että esimiesroolissasi et voi aina näyttää tunteitasi tiimillesi aivan avoimesti.
Mistä sinä sitten esimiehenä saat tukea?
Toivon, että oma esimiehesi ja esimieskollegasi ovat niitä henkilöitä, joiden kanssa yhdessä voitte purkaa muutokseen liittyviä kysymyksiä ja tunteita. Tiimiläisten edessä ei pidä olla epäaito tai näytellä mitään, mutta oma rooli työnantajaorganisaation edustajana on hyvä muistaa.
Olen itse pyrkinyt muutoksen johtamisessa siihen, että olen miettinyt, millaista johtamista itse kaipaisin muutostilanteessa. Arvostan sitä, että muutoksen vetäjä on itse innostunut johtamastaan kehityshankkeesta. Jopa vähän ärsyttävän innostunut. Sillä innostuksella on tapana tarttua. Lisäksi arvostan sitä, että muutoksen vetäjä tietää mitä tekee. Tavoitteet ovat selkeitä ja työ vaiheistettu. Lisäksi osallistujille on annettu selkeät vastuualueet ja vetäjä osaa delegoida. Selkeys kautta linjan auttaa kaikkia hahmottamaan kokonaisuutta. Usein palaverit tällaisessa hyvin johdetussa projektissa sujuvat todella hyvin, koska niitä johdetaan positiivisella ja ratkaisukeskeisellä otteella.
Omalla positiivisella asenteellasi ja hyvällä tekemisen otteella kasvatat kaiken lisäksi työyhteisötaitoisia tiimiläisiä. Kenties joku tiimiläisistäsi ottaakin seuraavan kehityshankkeenne johdettavakseen.
5. Suunnittele viestintä kiinteäksi osaksi muutoksen johtamista
Viestinnän tärkeyttä ei voi liiaksi korostaa muutoksen johtamisessa. Ajattelen jopa niin, että jo muutosta suunniteltaessa voisi pohtia, miten viestimme tässä kohtaa tiimille ja sidosryhmillemme. Projektikielellä voisi viestintä olla aliprojekti, jolla voi olla oma vastuuhenkilö huolehtimassa viestintätoimenpiteistä.
Mitä viestimme?
Kenelle viestimme?
Missä kanavissa viestimme?
Milloin viestimme?
Mitkä ovat vastaanottajien palautekanavat meille päin?
Uskon, että yksi suuri syy muutosvastarintaan on se, että ihmiset eivät saa muutosprojektissa mukana olevilta riittävästi tietoa.
Mikä muuttuu? Miten se vaikuttaa meidän tiimimme työhön? Mitä uutta meidän tulisi oppia? Milloin muutos astuu voimaan?
On aivan inhimillistä jättää asia huomiotta, mikäli kukaan ei kerro sinulle asiasta. Näin ollen esimiehenä kannattaakin miettiä, miten voisi mahdollisimman kattavasti hoitaa viestinnän kehitysprojektin aikana. Voit aina myös kysyä kohderyhmältä, miten he toivoisivat asioista viestittävän tai miten he itse haluaisivat osallistua. Yksipuolinen tiedottava viestintä toimii joissakin tilanteissa, mutta kannustan suunnittelemaan vuorovaikutteisia kohtaamisia kohderyhmän kanssa projektin aikana. Käytännönläheinen palaute auttaa projektin vetäjiä tekemään tarvittaessa korjausliikkeitä ja näin varmistetaan, että lopputulos on mahdollisimman laadukas.
Työelämässä muutoksia tapahtuu vääjäämättä. Muutoksen johtaminen on osa monen esimiehen toimenkuvaa.
Mitkä ovat teidän organisaatiossanne niitä tekijöitä, joilla muutos johdetaan tehokkaasti valmiiksi? Miten saat henkilöstön innostettua mukaan? Nämä ovat aivan oleellisia kysymyksiä, jotta muutokset eivät jäisi vain suunnittelun asteelle vaan uudet toimintamallit vietäisiin käytäntöön, ne omaksuttaisiin osaksi tekemistä ja niitä kehitettäisiin edelleen.
Sinulla on esimiehenä loistava mahdollisuus vaikuttaa keskusteluilmapiiriin. Sanavalinnatkin vaikuttavat. Puhutko muutoksesta tai kehittämisestä? Viestitkö vai toimitko vuorovaikutteisesti? Teetkö yksin vai yhdessä ryhmän kanssa? Sinä valitset, miten puhut muutoksesta. Positiivisella asenteella innostat ihmiset mukaan.
Muutoksen onnistunut johtaminen on osa esimiehen työkalupakkia, omaa osaamistasi. Olen vakuuttunut, että laadukkaalla ja ihmisläheisellä toiminnalla on positiivinen vaikutus koko työyhteisöön. Tavoittele sitä, että sinusta tulee muutoksen ammattimainen vetäjä. Tällä osaamisella on nimittäin jatkossakin varmasti kysyntää.