Miten aloittaa esimiehenä työ hajautetun tiimin kanssa?

Itselleni hajautetun tiimin johtaminen tuli vähän niin kuin yllätyksenä. Organisaatiouudistuksen myötä esimiehille nimettiin uudet vastuualueet ja minun vastuulleni tuli Helsingin tiimin lisäksi asiantuntijoita Joensuusta. Hajautetun tiimin johtaminen lähti liikkeelle lennosta, koska asiantuntijat olivat jo aiemmin työskennelleet tehtävissään.

Minulle tilanne oli uusi ja vauhdikas – sain vastuulleni uuden tiimin kahdella eri paikkakunnalla, osittain uudet ihmiset, uuden työn sisällön ja uudet tavoitteet.

Uudessa tilanteessa ensimmäinen ja tärkein tehtävä on luoda kontakti jokaiseen tiimiläiseen ja lähteä rakentamaan sujuvaa vuorovaikutusta.

Kolmisen kuukautta on niin kutsuttua kuherruskuukautta, toisiinsa tutustumisen aikaa. Tuona kolmen kuukauden aikana täytyy kuitenkin jo tapahtua konkreettisia johtamistekoja, joilla otat oman roolisi esimiehenä haltuun ja saat tiimin toimimaan.

Millaisia nämä konkreettiset johtamisteot sitten ovat? Tässä sinulle neljä vinkkiä:

1. Muistuta itseäsi omasta tyylistäsi johtaa

   Ihan aluksi uuden tilanteen edessä on hyvä pysähtyä. On hyvin inhimillistä, että uusi tilanne ja siihen liittyvät vaatimukset voivat viedä mukanaan.Oma tyylisi johtaa on kuitenkin vahvuutesi. Klikkaa ja TwiittaaOta itsellesi rauhallinen hetki ja muistuttele mieleesi, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä johtamisessa ja ihmisten kohtaamisessa. Millaista johtamista haluaisit toteuttaa uuden tiimisi kanssa?Se, millä tavoin lähdet rakentamaan uutta hajautettua tiimiä vaikuttaa paljon tiimin toimivuuteen tulevaisuudessa. Kuitenkin tämän sanottuani haluan kannustaa sinua olemaan jumittumatta liikaa alussa yhteen asiaan. Kaikkein tärkeintä on, että teet, toimit ja saat aikaan. Aina on mahdollista myöhemmin tehdä korjausliikkeitä tarvittaessa.

2. Tutustu ihmisiin

   Itse pidän esimiestyössä ihan suunnattomasti näistä uusista aluista! Uuden tiimin kanssa on huikea mahdollisuus lähteä luomaan jotain uutta ja kehittää toimintaa.

   Alku on aina myös tutustumisen aikaa ja siten melko herkkää aikaa monessakin suhteessa. Yhtäältä sinulta esimiehenä odotetaan konkreettisia tekoja ja aktiivista viestintää, toisaalta sinun kannattaa osata olla myös hiukan taka-alalla, jotta voit tarkkailla tiimiä ja sen jäseniä.

   Tämä on hyvä vaihe tutustua jokaiseen tiimiläiseen henkilökohtaisesti ja luoda suhde.

   Henkilökohtaisessa kohtaamisessa pystyt antamaan itsestäsi juuri omannäköisesi kuvan ja jokainen tiimiläinen tietää tulleensa huomioiduksi. Klikkaa ja Twiittaa

   Itse olen tehnyt henkilökohtaisen kontaktoinnin aina kasvokkain niiden tiimiläisten kanssa, jotka ovat työskennelleet samassa toimipaikassa kanssani. Toisella paikkakunnalla työskentelevät olen myös kontaktoinut henkilökohtaisesti, joko videoneuvottelun avulla tai puhelimitse.

   On liian optimistista olettaa, että tiimi lähtisi toimimaan yhtenäisesti ja luottaisi sinuun sillä hetkellä, kun kuulevat sinun olevan tiimin uusi esimies. Tutustumisessa on kysymys luottamuksen rakentamisesta, jolle täytyy antaa aikaa.

   Henkilökohtaisessa yhteydenotossa on myös mukana viesti vastaanottajalle: ”Sinä olet tärkeä osa tätä tiimiä. On mukava tutustua sinuun.”

3. Tutustu tiimin odotuksiin

   Uuden tiimin esimiehenä on hyvä ottaa aikaa tiimiin tutustumiseen. Tiimi rakentuu monesta asiantuntijasta ja kaikilla on hurja määrä kokemusta. Olisi suoranaista resurssien hukkaa, mikäli et huomioisi tätä tiimissä olevaa kokemusta ja näkemystä.

   Oman kokemukseni mukaan uusi tiimi kaipaa yhteisiä kohtaamisen paikkoja, joissa on mahdollisuus tutustua toiseen ja toisen tapaan tehdä työtä. Tämän lisäksi on tärkeää kaivaa esiin tiimiläisten odotukset tiimin työhön ja tavoitteisiin liittyen.

   Itse olen mahdollistanut tiimille palaverien kautta tilaisuuden avoimeen keskusteluun ja odotuksien esiin tuomiseen. Mielestäni on tärkeää, että näissä palavereissa ei välttämättä ole muuta ainakaan vakiomuotoista sisältöä. Tämä yhdessä oleminen ja työskentely on tiimin perusteiden rakentamista. Itse olen välillä yllättynytkin, miten avoimesti ja rehellisesti tiimiläiset kertovat kokemuksistaan, joskus kipeistäkin edellisistä tiimeistä. Nämä ovat sinulle tärkeitä tietoja esimiehenä, joita pitää kuunnella arvostaen.

   Samoin tiimiläisten toiminnalle ja sinun esimiestyöllesi asettamat odotukset ovat todella tärkeitä. Odotuksia ja toiveita voi olla paljonkin. Tärkeintä on, että odotukset tulevat kirjatuiksi ja otat ne esimiehenä työn alle. Ei kukaan tiimiläinen varmasti odotakaan, että kaikki toiveet toteutuisivat heti, mutta niiden huomiointi on tärkeää.

   Itse olen esimiehenä toiminut niin, että tällaiset ensimmäiset tiimin yhteiset kokoontumiset, liittyivät ne sitten tiimin odotuksiin tai vaikkapa pelisääntöihin, toteutuvat mahdollisuuksien mukaan koko tiimin ollessa kasvotusten.

   Hajautetun tiimin yhteishengen luomisen kannalta on tärkeää, että ihmiset tutustuvat aidosti toisiinsa. Tämän jälkeen on sitten helpompaa kontaktoida kollega toiselta paikkakunnalta virtuaalisesti.

4. Toiminnan suuntaaminen

   Esimiehen tulee olla suunnannäyttäjä tiimilleen. Niin usein saan lähiesimiehiltä kuulla, että toimintasuunnitelmat ja strategiapuheet kuuluvat jonnekin sinne ylemmille esimiehille, ei minulle lähiesimiehenä. Itse uskallan olla tästä asiasta täysin eri mieltä!

   Lähiesimiestyö on aivan kriittisen tärkeää, jotta yrityksen strategia toteutuu. Klikkaa ja Twiittaa

   Strategiasta ja toimintasuunnitelmastahan tulevat tiimin tavoitteet. Ja ilman tavoitteita tiimiläisen – tai edes sinun esimiehenä – on vaikea tietää, milloin olette onnistuneet.

   Käytän sanaa suuntaaminen, sillä kysymys on todellakin konkreettisesti suunnan näyttämisestä. Kun johdettavalta on suunta hukassa, on sinun tehtäväsi esimiehenä palautteen avulla ohjata työntekijäsi jälleen oikeaan suuntaan. Jos suunta on tiimiltä hukassa, emme voi tietää, mikä työmäärä on riittävä ja milloin olemme onnistuneet.

   Suuntaamisessa kyse on siis ennen kaikkea polun rakentamisesta nykytilasta tulevaisuuteen. Klikkaa ja Twiittaa

   Toiminnan suuntaamista voi toteuttaa monellakin tapaa. Usein se tapahtuu vaikkapa tiimipalaverien yhteydessä, jossa esimiehenä kerrot viime viikon/kuukauden tuloksista. Samalla varmasti muistuttelet seuraavan seurantajakson painopistealueista ja tavoitteista.

   Jokaiselle meille on tärkeää nähdä kirkkaana oman työmme vaikutus kokonaisuuteen. Sen takia strategiasta kertomisella ja tavoitteiden kertaamisella on tärkeä tehtävä. Jotta jokainen ymmärtäisi, miksi meidän tiimin työllä on merkitystä.

   Toiminnan suuntaamista kannattaa tehdä yhdessä tiimin kanssa. Tiimiltä saa yleensä loistavia ideoita siitä, millä käytännön toimenpiteillä pääsemme tavoitteisiin. Hajautetun tiimin osalta on hyvä huomioida, että asiantuntijuutta on siellä missä tiimiläisiäkin. Ideoita pitää siis ottaa vastaan kaikilta, ei vain heiltä, jotka työskentelevät esimiehen kanssa samassa toimipisteessä. Kaikkien äänen on päästävä kuuluviin.

   Lopuksi

   Työskentelyn aloittaminen uuden hajautetun tiimin kanssa voi olla haastavaa, mutta aina erittäin palkitsevaa. Tiimin perustusten huolellinen rakentaminen on tärkeää ja se onnistuu vain aidoissa kohtaamisissa keskustellen, kuunnellen ja olemalla läsnä. Alussa esimiehen kannattaakin raivata kalenterista tilaa näille kohtaamisille ja huolehtia, että töitä lähdetään tekemään yhtenäisenä tiiminä kohti yhteisiä tavoitteita.

   
   Tämä kirjoitus on kirjoitettu yhteistyössä Riikka Hovin ja Marjukka Mikolan kanssa, jotka molemmat ovat intohimoisia esimiestyön kehittäjiä. Riikka ja Marjukka ovat kehittäneet työelämän tarpeisiin Työn tekemisen uudet muodot – virtuaalitiimin ja etätyön johtaminen –valmennuksen.